O fornecedor entregou o laudo de ensaio. Mas quem verificou os resultados?

Você já parou para pensar no que acontece com os ensaios de rotina que os fornecedores enviam para sua empresa? Eles chegam por e-mail, são salvos em alguma pasta, encaminhados para o responsável pela qualidade e, muitas vezes, o processo termina por aí. Afinal, se o fornecedor realizou os ensaios obrigatórios e enviou o documento, é porque está tudo certo com a matéria-prima, não é mesmo?

Acontece que nem sempre é assim. Durante os acompanhamentos que realizo nas fábricas de colchões, percebo que existe uma diferença entre receber um laudo de ensaio de rotina e realmente analisar as informações que ele apresenta. E essa diferença pode passar despercebida durante muito tempo, principalmente quando a empresa já trabalha com o mesmo fornecedor há vários anos e confia na qualidade dos materiais recebidos.

Não estou dizendo que devemos desconfiar de todos os fornecedores, muito menos que os laudos enviados por eles não sejam confiáveis. A questão é outra: o resultado apresentado no laudo precisa ser compatível com os requisitos aplicáveis à matéria-prima que a sua empresa utiliza. E quem precisa verificar essa compatibilidade é o fabricante que está adquirindo o material.

O laudo pode estar correto e, mesmo assim, a matéria-prima não atender à sua necessidade

Vou trazer um exemplo que acontece na fabricação de colchões de espuma. Imagine que sua empresa utiliza uma espuma identificada no memorial descritivo como D29. Entretanto, o fornecedor comercializa e realiza os ensaios de rotina dessa espuma como sendo uma D26. Ao receber o relatório, o responsável pela qualidade observa que os resultados estão aprovados e arquiva o documento, sem verificar se aqueles valores também atendem aos requisitos correspondentes à espuma declarada no produto.

Percebe o problema? O fornecedor pode ter realizado os ensaios corretamente, e os resultados podem estar dentro dos limites estabelecidos para a classificação utilizada por ele. Porém, isso não significa que os mesmos resultados atendam automaticamente à classificação adotada pelo fabricante do colchão.

É justamente nesse momento que uma análise técnica faz diferença. Ao comparar os resultados com a especificação correta, a empresa pode identificar que determinada propriedade não atende ao requisito, mesmo que o relatório apresente uma conclusão satisfatória para a classificação informada pelo fornecedor.

E o que fazer diante dessa situação? Antes de qualquer decisão, é necessário verificar qual material foi efetivamente adquirido, qual classificação está sendo utilizada pelo fabricante, quais critérios normativos se aplicam e se existe compatibilidade entre essas informações. Dependendo do resultado, pode ser necessário solicitar esclarecimentos ao fornecedor, revisar a especificação de compra ou até mesmo reavaliar a matéria-prima utilizada na fabricação.

Como sua empresa acompanha os resultados dos ensaios?

Outro ponto que considero importante é a continuidade dessa avaliação. Os resultados dos ensaios de rotina podem apresentar variações ao longo do tempo, mesmo quando a empresa continua comprando o mesmo tipo de matéria-prima. Por isso, comparar os relatórios recebidos em diferentes períodos também permite observar mudanças no comportamento dos materiais e identificar situações que merecem uma investigação.

Imagine que, durante vários meses, os resultados de determinada espuma estejam próximos ao limite mínimo estabelecido pela norma. Em um novo relatório, um dos parâmetros deixa de atender ao requisito. Se a empresa apenas arquiva os documentos, provavelmente essa informação só será percebida quando alguém resolver conferir os registros, talvez durante uma auditoria. Enquanto isso, a matéria-prima pode continuar sendo utilizada normalmente na produção.

Para evitar situações como essa, o processo de recebimento e análise dos laudos precisa estar organizado. A empresa deve definir quem será responsável pela conferência, quais especificações serão utilizadas como referência e quais providências deverão ser tomadas quando houver alguma divergência. Além disso, é interessante manter o histórico das avaliações, permitindo consultar os resultados anteriores e acompanhar o desempenho dos materiais adquiridos.

Também precisamos considerar que nem todas as pessoas responsáveis por receber esses documentos possuem conhecimento técnico para interpretar os resultados. Já encontrei situações em que o colaborador sabia que precisava solicitar o relatório ao fornecedor, mas não tinha clareza sobre o que deveria conferir depois de recebê-lo. Nesse caso, não adianta apenas cobrar que a atividade seja realizada. É necessário orientar a pessoa, disponibilizar os critérios de aceitação e demonstrar, na prática, como a avaliação deve ser feita.

Vale lembrar que a responsabilidade pela conformidade do colchão fabricado não é transferida ao fornecedor simplesmente porque ele entregou um relatório de ensaio de rotina. O fornecedor responde pelo material que fornece e pelas informações que declara, enquanto o fabricante precisa assegurar que as matérias-primas utilizadas sejam adequadas ao produto que está colocando no mercado.

Sei que a rotina de uma fábrica envolve muitas atividades e que nem sempre é possível dedicar o tempo que gostaríamos a cada uma delas. Entretanto, analisar os resultados dos ensaios de rotina não precisa ser uma tarefa complicada. Essa verificação precisa fazer parte do acompanhamento habitual da qualidade, sem depender da proximidade de uma auditoria.

Aqui na CS Consultoria, auxiliamos fabricantes de colchões na organização e no acompanhamento dos controles da qualidade. Se sua empresa precisa melhorar esse processo, entre em contato conosco e vamos conversar sobre como podemos ajudar.